A van automatiseren: de bankkoppeling

Bij Robotica automatiseren we zo veel mogelijk. Dat verkleint de kans op fouten en de processen verlopen sneller. Hierdoor kunnen we ons veel meer bezighouden met die andere A: advisering. 

In dit artikel bespreken we de A van automatiseren met de focus op de bankkoppeling.  

Bankkoppeling

Een koppeling is een verbinding tussen twee dingen. Een bankkoppeling is een verbinding tussen jouw bank en iets anders. Voor ons als administratiekantoor is dat ‘iets anders’ de boekhoudsoftware van Exact online. Met de bankkoppeling ontstaat zo een soort brug tussen jouw bankrekening en jouw boekhoudsoftware. 

Op deze manier geeft jouw bank informatie over alle transacties door aan het boekhoudprogramma. Zelfs vier keer per dag!

Bankkoppeling

Dat is super handig, want zo ontstaat er altijd een match tussen de inkomsten en uitgaven en datgene wat jij in je boekhoudsoftware hebt ingegeven. 

Aan de achterkant gebeurt natuurlijk heel veel en soms komt het voor dat het niet klopt. Namelijk, dat je een betaling hebt gedaan, maar je bent het betrokken bonnetje vergeten in Exact te zetten. 

Vervelend, maar met deze koppeling is het dan weer goed nieuws. Je was anders het bonnetje vergeten. Nu herinnert de software jou hieraan. 

1. Zit er btw in het bonnetje (of factuur)? Dan krijg je die btw terug. Door deze koppeling word je eraan herinnerd en betaal je niet teveel btw. Altijd fijn.

2. Wel of geen btw, het bonnetje zijn gewoon kosten. Uiteindelijk betaal je belasting over de winst. En winst is omzet min kosten. Vergeet je het bonnetje, dan word je winst hoger en daarmee de belasting die je betaalt. Hogere winst is geen punt. Hogere belasting wel. 

Dit maakt de bankkoppeling erg nuttig. Zo haal je gemiste bonnetjes en gemiste inkoopfacturen er uit.

Btw

Met andere woorden, doordat alle banktransacties minimaal vier keer per dag verwerkt worden, heb je altijd een goed inzicht in jouw administratie. Met Exact Online heb je daarmee je banksaldo en je boekhouding altijd bij de hand.

Uiteraard mag deze bankkoppeling niet zomaar gemaakt worden. De koppeling moet voldoen aan allerlei beveiligings- en privacyregels. Daarom is de bankkoppeling verankerd in een Europese richtlijn genaamd PSD2. Oftewel Payment Service Directive (versie 2).

Derde partijen kunnen met de koppeling toegang krijgen tot jouw bankrekening. Dat betekent dat zij veilig met de betaalgegevens moeten omgaan. Daarom mogen alleen bedrijven met een vergunning zo’n koppeling aanbieden. Uiteraard heeft Exact Online deze vergunning. 

Jaarlijks moet Exact aantonen dat er nog steeds voldaan wordt aan die strenge richtlijnen. 

PSD2

Voor de goede orde, als zo’n koppeling bestaat, betekent het niet dat die er ook is! Jij kiest, bepaalt, geeft zelf toestemming en je kunt de koppeling altijd ongedaan maken. Full control! 

Het is zelfs zo dat wanneer je niets doet, die toestemming automatisch na 90 dagen verloopt. Met andere woorden, elke 90 dagen verleen je opnieuw toestemming om de bankgegevens met Exact Online te delen. Geen zorgen, want je wordt daar automatisch aan herinnerd en het kost je letterlijk nog geen minuut om de koppeling opnieuw goed te keuren.

Dat is natuurlijk erg omslachtig, maar het zorgt er wel voor dat het veilig is voor jou.

Heel eenvoudig: hier! Met deze link download je de handleiding voor het aanleggen van de koppeling. In het kort, doorloop je grofweg drie stappen:

Stap 1: Via Exact doorloop je als eerste een bedrijfsscreening. Dit kost de meeste tijd en is gelukkig eenmalig. Dit duurt ongeveer 10-15 minuten.

Stap 2: De feitelijke bankkoppeling maken. Na de bedrijfsscreening is het een kwestie van goedkeuring geven aan Exact. Daarna geef je akkoord bij de bank voor de rekening die je koppelt. De meeste mensen zijn binnen vijf minuten klaar!

Stap 3: Je kunt nu gebruik maken van de koppeling. En iedere 90 dagen krijg je, zoals gezegd, een herinnering waarmee je aangeeft dat de koppeling nog actief mag blijven. 

Met deze video van Exact kun je het proces bekijken: https://youtube.com/watch?v=GBt48r94R1s

Met de bankkoppeling naar de boekhoudsoftware van Exact word je administratie nog makkelijker en overzichtelijker. De bankkoppeling is in slechts drie stappen aan te leggen en je behoudt de volledige controle.

Behalve dat je een sluitende boekhouding hebt, is het vooral ontzettend handig om een gemiste bon of factuur op te sporen. 

Meer weten?

Stuur even een berichtje en we nemen contact me je op. We helpen je graag een stapje verder.

Bankkoppeling