Kan ik het etentje zakelijk afboeken?

Zoals Albert Einstein ooit zei: ‘In het midden van elke moeilijkheid ligt een mogelijkheid’ – en dat geldt zeker voor het aftrekken van zakelijke kosten voor belastingdoeleinden. In dit artikel gaan we specifiek inzoomen op het zakelijke etentje, maar lees tussen de regels door en je kunt het breder trekken naar andere kosten. Hier het artikel: kan ik het etentje zakelijk afboeken? 3 tips!

Veel ondernemers denken dat ze zo’n beetje alle kosten voor hun bedrijf kunnen aftrekken van hun omzet om zo minder btw (en inkomsten- of vennootschapsbelasting) te betalen.

Het is goed bedacht, want het is een van de tips in het artikel “Help, mijn winst stijgt!

Het verkeerd afboeken van een zakelijk etentje kan grote en vervelende gevolgen hebben.

Daarom is het voor elke onderneming belangrijk dit goed scherp te hebben, groot of klein, beginnend of al jaren in business. 

Etentje zakelijk afboeken

Ja, dat is een tip maar meer een algemene tip. Het doel met je onderneming is niet minder belasting betalen maar winst te maken. Natuurlijk heb je ook andere doelen, maar even zwart-wit gaat het om winst maken.

Natuurlijk is belasting betalen nooit leuk en hoe minder hoe beter, maar uiteindelijk gaat het om de winst. Met je bedrijf wil je winst maken en geld verdienen.

Dus, maak geen onnodige kosten. Laat de kosten je business dienen om zo meer winst te genereren. Meestal kunnen we er wel een draai aangeven, maar wees eerlijk naar jezelf. Natuurlijk is dat ene boek hartstikke belangrijk om jezelf verder te ontwikkelen, maar is dat echt zo of is het gewoon een leuk boek wat je zakelijk wilt afboeken?

Het boek zakelijk afboeken kan uiteraard. Het is wel belangrijk het doel voor ogen te houden: met ons bedrijf willen we winst maken. Geen kosten!

Winst maken

De belastingdienst geeft als definitie voor zakelijke kosten het volgende:

“Zakelijke kosten zijn kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van de onderneming en de kosten rechtstreeks op de onderneming betrekking hebben.”

Het ligt wel voor de hand en toch een lijstje met voorbeelden van zakelijke kosten:

1. Kantoorkosten, zoals huur, gas, water en elektra inclusief schoonmaakkosten
2. Reiskosten. Denk hierbij aan brandstofkosten, mogelijk leasekosten van de auto, kosten voor openbaar vervoer, onderhoudskosten, et cetera.
3. Communicatiekosten: telefoon, internet, computer, printer, et cetera.
4. Marketing en verkoopkosten. Hierbij kun je denken aan advertentiekosten, marketingcampagnes,
5. Professionele diensten zoals kosten voor advocaten, accountants en andere advieskosten
6. Scholing en ontwikkeling. Die ene opleiding waardoor jij een nog betere coach of trainer wordt.

Allemaal vrij logisch, toch?

Zakelijke kosten

Zijn er dan ook kosten die niet als zakelijk worden gezien? 

Ja. Al het andere is een makkelijk antwoord en toch zijn er kosten die op het randje zitten.

Denk bijvoorbeeld aan kosten zoals deze:

1. Kosten die worden gemaakt voor persoonlijk gebruik, zoals een privé telefoon, huur van garage voor privé spullen.
2. Kosten die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de bedrijfsactiviteiten, zoals luxe artikelen.  Kleding is in de meeste gevallen niet aftrekbaar.  Een coach kan zijn designer schoenen doorgaans niet aftrekken, maar een loodgieter kan zijn werkschoenen wel aftrekken.
3. Kosten voor hobby’s en niet gedocumenteerde kosten.

En misschien is dit wel de belangrijkste: boetes, bijvoorbeeld verkeersboetes zijn niet aftrekbaar! Goed om te onthouden: belastingboetes – ook al hebben die te maken met je bedrijf – zijn niet aftrekbaar!

Een van de beperkingen hebben we hier boven al besproken, namelijk de kosten die op het randje zitten. Deze kosten kunnen teveel lijken op persoonlijke kosten en dan doet de belastingdienst niet mee!

De kosten moeten redelijk zijn in relatie tot de zakelijke activiteiten. Redelijkheid is natuurlijk een lastige.  En wat daaronder wordt verstaan is weer zo’n subjectief ding. Overleg daarover met je boekhouder of administratiekantoor. Zij kunnen je hier goed bij helpen.

Boekhouder

Voor het afboeken van het zakelijke etentje zijn ook wat beperkingen. Het begint bij met die redelijkheid. Elke avond een hapje uiteten met je vrienden die per ongeluk ook klant bij je zijn, wordt lastig uitleggen. 

Allereerst moet jouw etentje een zakelijk karakter hebben. Dit betekent dat het verband moet houden met de werkzaamheden van je bedrijf. Denk hierbij aan een bespreking met je klant, leverancier of werklunch met je collega.

Etentje zakelijk afboeken
  1. Zorg voor een duidelijk zakelijk doel dat gerelateerd is aan je onderneming.
  2. Houd een goede administratie bij. Bewaar het bonnetje en verwerk dat met je scan & herken app op je telefoon zodat het meteen in je administratie verwerkt is. Meer hierover weten? Neem contact met ons op!
  3. De kosten van etentjes zijn beperkt aftrekbaar. Let daar op. Soms verschilt het per jaar. In de afgelopen periode waren deze kosten tot 73,5% aftrekbaar. Dit is ooit ingevoerd om buitensporige of onnodige kosten te ontmoedigen. De vraag of iets ‘onnodig’ is, is weer subjectief!

Kom je er niet uit? Neem contact met ons op.

Er komt veel op je af als startende ondernemer. Je administratie is er slechts één van en niet meteen de makkelijkste.  Als het gaat om het afboeken van kosten, kun je wellicht inspiratie opdoen met deze tips:

Met stip op nummer 1: houd een goede administratie bij. Bewaar de bonnen. Dit maakt het mogelijk om kosten af te boeken en een goede administratie zorgt er tegelijk voor dat je geen belastingvoordeel misloopt omdat je het vergeet of omdat je het bonnetje niet meer hebt.

Lees ook: A van Automatiseren 

Startende ondernemers

2. Maak goed onderscheid tussen persoonlijke en zakelijke kosten. Verwerk alleen de zakelijke kosten, uiteraard.

3. Zoals hierboven ook al genoemd, zorg voor een zakelijk doel. Kun je aantonen dat de kosten gemaakt zijn om je onderneming uit te oefenen?

4. En wees voorzichtig met die etentjes. Ze zijn niet alleen beperkt aftrekbaar, je moet ook het zakelijke karakter kunnen aantonen. En dat geldt met dit soort kosten die representatiekosten worden genoemd. Hierbij kun je denken aan het cadeautje aan die goede klant of met die klant naar een potje voetbal in het stadion gaan kijken, bijvoorbeeld.  

5. De vijfde tip staat onderaan, maar had net zo goed bovenaan kunnen staan, maar dat is eigen belang, natuurlijk, want raadpleeg experts op dit gebied. De regels rondom belastingen veranderen continue en worden steeds ingewikkelder. Het is praktisch onmogelijk voor jou om dat bij te houden, tenzij je jezelf in de belastingwetgeving werkt!

Naast dat experts je kunnen vertellen wat wel en niet kan, kunnen zij jou ook helpen om geld te besparen. 

Kan ik het etentje zakelijk afboeken? 3 tips! Het zijn simpele tips en toch belangrijk om te onthouden:

  1. Zorg voor een duidelijk zakelijk doel dat gerelateerd is aan je onderneming.
  2. Houd een goede administratie bij.
  3. Let op de beperkte aftrekbaarheid.

Wil je een keer een bakkie koffie (of thee) bij ons drinken? Dan zijn dat onze kosten uiteraard en we helpen je graag een stapje verder. 

Etentje afboeken